Wat is een interne privacyverklaring?
Een interne privacyverklaring informeert de werknemers van een organisatie over hoe de organisatie met hun persoonsgegevens omgaat.
Wat is het verschil tussen een reguliere privacyverklaring en een interne privacyverklaring?
Een reguliere of externe privacyverklaring is bedoeld voor klanten en gebruikers van een organisatie of website. Een interne privacyverklaring is specifiek gericht op de werknemers van een organisatie.
Wat is het doel van een interne privacyverklaring?
Vrijwel iedere werkgever verwerkt persoonsgegevens van werknemers. Bijvoorbeeld om een personeelsdossier aan te leggen, salarissen uit te betalen, verzuim te registreren of het bedrijfspand te beveiligen. Een interne privacyverklaring informeert werknemers over wat er binnen de organisatie met hun persoonsgegevens gebeurt en met welk doel.
Is een interne privacyverklaring wettelijk verplicht?
Ja. Iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt, heeft op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een informatieplicht. Dit wil zeggen dat betrokkenen duidelijk geïnformeerd moeten worden over wat er met hun gegevens gebeurt. Dit geldt voor klanten en websitebezoekers, maar ook voor werknemers.
Waar moet een interne privacyverklaring aan voldoen?
De wettelijke vereisten voor een interne privacyverklaring zijn hetzelfde als die voor een externe verklaring. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens staat de informatie die in ieder geval in de verklaring moet staan, zoals:
- welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welk doel en om welke reden (grondslag) dit gebeurt;
- of de persoonsgegevens worden gedeeld met andere organisaties;
- hoelang de gegevens worden bewaard.
Welke informatie kun je verder in een interne privacyverklaring opnemen?
In een interne privacyverklaring kun je werknemers ook informeren over bijvoorbeeld:
- cameratoezicht;
- internet- en mailverkeer;
- telefoongesprekken of chatberichten;
- op afstand beheren van mobiele apparatuur, zoals telefoons en laptops;
- trackings- of locatiegegevens.
Hoe zit het met cameratoezicht?
Voor elke camera die je plaatst, moet je bepalen wat het gerechtvaardigde belang ervoor is. Bijvoorbeeld om bedrijfseigendommen beveiligen. Dat zou op kunnen wegen tegen de privacy van je werknemer. Je mag in ieder geval geen camera's plaatsen om werknemers te controleren op hun prestaties of aanwezigheid. Ook gezichtsherkenning is in principe niet toegestaan. Ook hier geldt dat je werknemers vooraf goed moet informeren. Waar hangt de camera? Hoelang worden beelden bewaard? Wie mogen en kunnen de beelden bekijken? Lees hier hoe je een reglement cameratoezicht kunt opstellen.
Hoe kun je een interne privacyverklaring aanbieden?
Een externe privacyverklaring wordt meestal online gepubliceerd. Maar een interne privacyverklaring is alleen relevant voor de werknemers van een organisatie. Een interne privacyverklaring kun je bijvoorbeeld publiceren in het personeelshandboek, op het intranet of bij het privacybeleid van de organisatie.
Heb je een vraag over je interne privacyverklaring?
Wil je zeker weten dat je voldoet aan je informatieplicht op grond van de AVG? Onze ervaren specialisten helpen je graag met aanvullend juridisch advies bij het opstellen van een interne privacyverklaring. En bij de overige stappen die je kunt zetten om te voldoen aan de privacywetgeving. Je kunt ons ook altijd bellen voor advies, op telefoonnummer 088 3279 834.