5 stappen voor als je klant niet betaalt

Volg de stappen hieronder of download het plan als infographic.

1. Stuur snel de factuur

Wacht niet te lang met factureren. Hoe sneller je de rekening stuurt, hoe urgenter het lijkt voor je klant. Verstuur de factuur het liefst op de dag dat je de opdracht hebt afgerond. Zorg ervoor dat de factuur duidelijk en overzichtelijk is, en vermeld de betalingstermijn en je algemene voorwaarden.  

2. Stuur een herinnering of rekeningoverzicht

Is de betalingstermijn verstreken en heeft je klant nog niet betaald? Stuur dan een aanmaning en geef een nieuwe betalingstermijn. Als het om meerdere facturen gaat, stuur je een overzicht van alle uitstaande bedragen mee. Bij twijfel over specifieke regels, neem gerust contact op voor advies. 

3. Bel je klant op

Zakendoen is ook persoonlijk. Bel je klant op en vraag waarom er nog niet betaald is. Wellicht is er een goede reden, of kan die zelf een betalingstermijn voorstellen. Bevestig na het gesprek jullie afspraken per mail.

4. Stuur een aanmaning of WIK-brief

Bij particuliere klanten die niet betalen ben je verplicht een WIK-brief (conform de Wet Incassokosten) te sturen. Dat kun je direct na het verstrijken van de betalingstermijn van de factuur al doen of nadat je eerst een vriendelijkere betalingsherinnering hebt verstuurd. Dit laatste is gebruikelijker.

In deze WIK-brief stel je jouw klant in gebreke en geef je je klant nog 14 dagen, ingaand vanaf de dag ná de ontvangstdatum van de brief, om alsnog te betalen.

Bovendien vermeld je exact hoeveel kosten er extra bij komen als je klant níet betaalt. Je kunt de incassokosten berekenen met onze rekentool. Daarnaast kun je in deze brief aanspraak maken op de wettelijke rente als de betalingstermijn verstreken is.

Het is belangrijk dat je kunt bewijzen dat deze brief door jouw klant is ontvangen en wanneer. De WIK-brief stuur je dan ook het beste als aangetekende brief of op andere wijze waarmee je de ontvangst kunt aantonen.

Als het om een zakelijke klant gaat, is het slim om ook een aanmaning toe te sturen. Je kunt dan direct al aanspraak maken op de buitengerechtelijke incassokosten en de wettelijke rente.

Schakel je een derde partij in om de vordering voor je te innen en ben je niet btw-plichtig? Geef dan aan dat je de btw niet kunt verrekenen en de incassokosten daarom met het btw-percentage hebt verhoogd.

Tip: voorkomen is beter dan incasso

Je kunt problemen met betalingen voorkomen door nieuwe klanten te checken op kredietwaardigheid. Bovendien stuur je elke klant tijdig je algemene voorwaarden en verklaar je deze van toepassing op overeenkomsten die je sluit, zodat de afspraken helder vastliggen.

5. Schakel een jurist in

Je hebt nu echt alles geprobeerd. Komt de klant met juridische argumenten waarom die niet wil betalen? Schakel dan zelf juridische hulp in. Een specialist kan dan jouw 'incasso met verweer' alsnog gaan innen. Als daartoe aanleiding bestaat, kan die ook een gerechtelijke procedure starten.

Heb je een vraag over niet-betalende klanten?

Voor vragen kun je ons altijd bellen.
Ben je niet verzekerd? Bel dan naar 088 3279 829.
Ben je wel verzekerd? Bel dan naar 088 3279 800.