Aanmanen? Dit zijn de regels

Het is vaak geen onwil als consumenten of ondernemers niet betalen. Tenminste, dat is mijn ervaring. Er kunnen verschillende redenen voor zijn. Soms wordt er per ongeluk een rekening niet betaald, soms zit het financieel even tegen en soms betaalt men niet vanwege een conflict. Maar het is natuurlijk wel lastig als je facturen niet of niet op tijd worden betaald. Ik merk dat ondernemers vaak twijfelen wanneer ze in actie komen en niet goed weten wat de regels zijn als ze een factuur gaan innen.

Blijvend contact

Wat ik belangrijk vind en wat ik ondernemers altijd meegeef: blijf vooral contact houden met je klant of relatie. Het werkt vaak niet in je voordeel als je direct een aanmaning verstuurt en meteen incassokosten erbovenop doet. Dat draagt niet bij aan een goede relatie en die relatie wil je natuurlijk wel goed houden voor de toekomst. Daarom adviseer ik om altijd eerst een herinneringsbrief te sturen met het verzoek om een openstaande rekening te betalen en even een telefoontje te plegen. Dan kun je meteen informeren naar de oorzaak van het niet betalen van de factuur en eventuele problemen achterhalen en die samen oplossen.

WIK-brief

Betaalt je klant of relatie jouw factuur niet? Dan ben je verplicht om nog één schriftelijke aanmaning te sturen: de zogenoemde WIK-brief . Tenminste als je relatie een particulier is. Dit moet volgens de Wet incassokosten (WIK). De WIK regelt niet alleen de hoogte van de incassokosten maar verplicht ondernemers ook om een kosteloze aanmaning te sturen aan particulieren als zij te laat zijn met betalen. Er mogen dus niet direct incassokosten worden opgelegd als er niet voor de uiterste betaaltermijn is betaald. De bedoeling hiervan is met name de particulier te beschermen die per ongeluk iets is vergeten te betalen. Bij ondernemers is een aanmaning niet verplicht.

Richtlijnen voor aanmaningen

Die zogenoemde WIK-brief moet voldoen aan een aantal richtlijnen:

• Je klant moet na ontvangst van de brief 15 dagen de tijd krijgen om alsnog kosteloos te betalen.
• Je moet exact vermelden welk bedrag aan incassokosten in rekening gebracht wordt als je klant niet betaalt.
• Reken je minder dan de maximale incassovergoeding volgens de Wet Incassokosten? Vermeld dan wel de wettelijk toegestane maximum incassokosten.
• Als je een derde inschakelt om de vordering voor je te innen en je bent niet btw-plichtig? Dan moet je aangeven dat je de btw niet kan verrekenen en de incassokosten daarom met het btw-percentage hebt verhoogd.

15-dagen termijn

De ‘15 dagen termijn’ gaat in op de dag nadat de brief bij jouw klant of relatie is bezorgd. Voor de verzending van de brief wordt ook een dag gerekend. Concreet betekent dit dat de wettelijke ‘15 dagen termijn’ pas twee dagen ná dagtekening van de aanmaning begint.

Wil je een WIK-brief versturen? Download gratis onze voorbeeldbrief. We hebben een versie voor btw-plichtigen en niet-btw-plichtigen.