Spooknota's in vakantieperiode: waar moet je op letten?

Ondernemers zijn vaak vanwege vakantiedrukte wat onoplettender bij het verwerken van de facturen. Vaak worden de facturen nog snel even voor de vakantie weggewerkt of is er minder personeel aanwezig tijdens de vakantie. Oplichters maken daar gebruik van. Juist in de vakantieperiode. Pas daarom op voor zogenoemde spooknota’s.

Geen hoge bedragen

Vaak zijn de factuurbedragen niet al te hoog, beneden de 300 euro. Door onvoldoende aandacht te besteden aan de facturen wordt een bepaald percentage van de spookfacturen betaald en dat is snel geld verdienen voor de fraudeur.

Tips ter voorkoming

Voor ondernemers blijft het zaak om goed op te letten en tijdens afwezigheid goede instructies achter te laten, zodat dit soort onnodige kostenposten kan worden voorkomen. Wat kun je doen om dit soort fraude te voorkomen? Ik zet vier tips op een rij.

1.Controleer alle facturen zorgvuldig alvorens te betalen

Ook als deze op zich betrouwbaar lijken. Fraudeurs maken vaak gebruik van bekende namen zoals KPN om daarmee het vertrouwen van de ondernemer te winnen waardoor men minder snel geneigd is om zorgvuldig naar de factuur te kijken. Controleer alle factuurgegevens, inclusief het rekeningnummer, het BTW-nummer en de contactgegevens van de leverancier. Vergelijk deze gegevens met eerdere facturen en neem bij twijfel contact op met de leverancier via een bevestigd telefoonnummer om de authenticiteit van de factuur te verifiëren.

2.Bewustwording van het personeel

Train je medewerkers om op de hoogte te zijn van factuurfraude en de waarschuwingssignalen ervan. Zorg ervoor dat ze weten hoe ze verdachte facturen kunnen herkennen en wat ze moeten doen als ze een verdachte situatie tegenkomen.

3.Controleer regelmatig je bankafschriften

Zorg ervoor dat je regelmatig je bankafschriften controleert om ongeautoriseerde of verdachte transacties op te sporen. Meld eventuele verdachte activiteiten onmiddellijk aan je bank.

4.Wees waakzaam bij mails

Spookfacturen komen ook steeds meer per mail, vaak in combinatie met phishing mails dus ook daar is waakzaamheid geboden.

Spookfacturen vaak samen met advertentiefraude

Daarnaast worden ook vaak berichten verstuurd waarin wordt gevraagd om even de tekst te checken voor de advertentie van het bedrijf en vervolgens voor akkoord terug te sturen. Daarmee wordt gesuggereerd dat je bedrijf al eerder advertenties heeft geplaatst. Vervolgens krijg je een factuur en blijkt dat het gaat om een onbekend blad of zelfs om een blad/gids dat niet bestaat.

Onthoud dat preventie de beste strategie is bij het omgaan met factuurfraude. Door proactieve maatregelen te nemen en waakzaam te blijven, kun je het risico op spooknota's en factuurfraude aanzienlijk verminderen.

Dit blog is van Peter Schulting, senior jurist bij DAS On Demand