Personeels­dossier opbouwen

Een goede samenwerking met je werknemers is belangrijk om succesvol te ondernemen. Leg afspraken duidelijk vast en houd het consequent bij.

Direct aan de slag

Checklist

  • Bekijk de essentiële onderdelen van een personeelsdossier
  • Voorkom dure fouten

Brieven en contracten

  • Leg afspraken met je personeel vast
  • Voorkom toekomstige conflicten
  • Gratis voorbeeldbrieven
  • Documenten op maat voor een vaste lage prijs

Advies en rechtshulp

  • Ook als je niet verzekerd bent!
  • Wij beoordelen je situatie
  • Wij onderhandelen met je werknemer
  • Voor een vaste prijs

Verzekerd?

Ben je verzekerd en heb je een vraag of conflict? Wij helpen je graag verder.

Gebruik de pijltjes toetsen om alle producten te zien.

Waarom een personeelsdossier?

Op de eerste plaats geeft een personeelsdossier vooral een positief signaal af naar medewerkers die wél hun best doen. Ga maar na. Als een collega zijn werk niet goed doet maar daar nooit op wordt aangesproken, zal de motivatie van goed functionerende werknemers ook steeds verder afnemen. Dat wil je als werkgever natuurlijk te allen tijde voorkomen. Het bijhouden van een personeelsdossier helpt hierbij. Daarnaast kan het goed functionerende werknemers ook motiveren wanneer zij daarvan een bevestiging krijgen.

Terugkijken webinar

Op 12 mei heeft het webinar 'Personeelsdossier: de do's en don'ts op een rij' plaatsgevonden. Hier kunt u het webinar terugkijken. Tijdens het webinar zijn er veel vragen gesteld. Bekijk hier de veelgestelde vragen.

De inhoud van het personeelsdossier

Een goed personeelsdossier heeft in elk geval de volgende inhoud:

  • Naw-gegevens werknemer en kopie identiteitsbewijs.
  • Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken.
  • Aantekeningen van waarschuwingen en verbeterplannen.
  • Scholingsafspraken.
  • Complimenten.
  • Afspraken over loonsverhogingen of bonussen.

Deze gegevens mogen er niet in staan:

  • Gegevens of aantekeningen over etniciteit, het geloof of de seksuele geaardheid.
  • Medische gegevens.
  • Politieke voorkeur van de werknemer.

Bedenk dat je werknemer altijd het recht heeft om zijn personeelsdossier in te zien.

Bewaartermijn personeelsdossier

Sinds de intreding van de privacywetgeving gelden er strenge regels rondom privacy.

De gegevens in het personeelsdossier vallen onder verschillende bewaartermijnen:

  • Basisgegevens
    Basisgegevens als de loonadministratie bewaart je 7 jaar. Deze gegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht.

  • Kopie identiteitsbewijs
    De kopie van het identiteitsbewijs van je werknemer bewaar je tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin je werknemer uit dienst is gegaan. Dit is nodig om te voldoen aan de identificatieplicht.

  • Overige gegevens
    Voor de overige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft voor deze gegevens als richtlijn een bewaartermijn van 2 jaar nadat je werknemer uit dienst is.

Verbetertraject starten

Heb je een werknemer die minder goed functioneert? Start dan een verbetertraject. Een belangrijk onderdeel van een verbetertraject is het verbeterplan. Hierin maak je afspraken over wat en hoe er verbeterd moet worden. Ga daarvoor persoonlijk in gesprek met de werknemer. Geef aan wat er volgens jou precies schort aan het functioneren, wat er dus moet verbeteren en hoe dat volgens jou het beste kan. Ook spreek je af of en hoe je de werknemer daarbij helpt. Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld een cursus die de werknemer op jouw kosten gaat volgen. Gedurende het traject evalueer je regelmatig hoe het gaat. Maak hiervan een schriftelijk verslag en laat je werknemer het ondertekenen. Voeg alle verslagen toe aan het personeelsdossier. Onze voorbeeldbrieven kunnen je hierbij helpen. Bekijk de voorbeeldbrieven hier.

Wederzijdse inspanning
Uit rechtspraak blijkt dat het verbeterplan een wederzijdse inspanning moet zijn. Zowel werkgevers als werknemers moeten daarin hun rol pakken. Je kunt dus niet van je werknemers verwachten dat zij hun eigen verbeterplan opstellen bij disfunctioneren. Hierbij geldt wel dat hoe hoger de functie van de werknemer, hoe meer input van de werknemer kan worden verwacht.

Download hier ons gratis stappenplan voor een verbetertraject

Overgaan tot ontslag

Is er een voldoende onderbouwd (dis)functioneringsdossier aanwezig én heb je een voldoende verbetertraject gevolgd? Dan kan ontslag volgen. Dit ontslag kan op de volgende manieren worden gerealiseerd:

  • Via een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter.
  • Via een beëindigingsovereenkomst met je werknemer.
  • Na instemming van je werknemer met de opzegging.
Lees verder

Veelgestelde vragen