Mijn medewerker heeft een contract voor onbepaalde tijd. Mag je in een passende functie een tijdelijk contract aanbieden met een proeftijd?

Binnen een al bestaande arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan geen proeftijd overeengekomen worden, ook niet als er een passende functie wordt aangeboden. Voor een opvolgende arbeidsovereenkomst is een nieuwe proeftijd alleen toegestaan als voor het verrichten van de aan de opvolgende arbeidsovereenkomst verbonden werkzaamheden duidelijk andere vaardigheden of verantwoordelijkheden worden gevraagd.

Als je iemand wilt ontslaan vanwege disfunctioneren en je hebt een goed dossier, ben je dan verplicht ook nog een transitievergoeding te geven?

Ja, over het algemeen wel. De transitievergoeding is enkel niet verschuldigd als de werknemer ernstig verwijtbaar heeft gehandeld. Daar is geen sprake van als een werknemer disfunctioneert. Bij ernstig verwijtbaar handelen moet je bijvoorbeeld denken aan door de werknemer gepleegde diefstal.

Als er geen functieomschrijving is, hoe dient er dan aangetoond te worden dat iemand disfunctioneert?

Het wordt dan lastig om te bepalen of de werknemer niet voldoet aan wat er van hem of haar wordt verlangd. Het advies is om in dat geval alsnog een functieomschrijving te maken. Dat werkt voor alle partijen prettiger.

Als je een andere functie aanbiedt, is dat dan met het bijbehorende salaris?

Dat hoeft niet zo te zijn. Als het een functie betreft op hetzelfde opleidingsniveau, maar een lager salaris, dan kan dat aanbod worden gedaan. Het is verstandig om een afbouwperiode van het salaris overeen te komen waarin gedurende een periode van 6 maanden het loon stapsgewijs wordt afgebouwd naar het lagere loon. Het is dan aan de werknemer of hij of zij het wil accepteren of niet.

Mijn medewerker wordt ziek bij het opstellen van het verbeterplan. Wat kan ik als werkgever hier aan doen?

Het frequente verzuim zal in dat geval in het verbeterplan meegenomen moeten worden. Het is in dat geval raadzaam om de arbodienst ook om een advies te vragen.

Mag je gegevens over het ziekteverzuim vastleggen?

Gegevens in het kader van de Wet verbetering poortwachter (plan van aanpak, eerstejaarsevaluatie etc.) en correspondentie met de bedrijfsarts wel. Medische gegevens van de werknemer uiteraard niet.

De reden van verzuim mag niet worden vastgelegd in het dossier. Stel dat het verzuim een gevolg is van een bedrijfsongeval, mag het dan wel?

Het is voor jou als werkgever enkel toegestaan gezondheidsgegevens te verwerken als dat noodzakelijk is in het kader van je wettelijke verplichting, zoals de verplichting om het loon door te betalen tijdens ziekte. Gegevens over de aard van de ziekte of de oorzaak daarvan zijn niet noodzakelijk om vast te stellen of de werknemer recht heeft op loondoorbetaling tijdens ziekte en mogen dus niet worden verwerkt. Je mag dus ook niet registreren dat het gaat om een bedrijfsongeval. Wel is het zo dat bedrijfsongevallen in sommige gevallen gemeld dienen te worden bij de inspectie SZW. Om te kunnen bepalen of je verplicht bent een melding te doen, mag je bij de werknemer wel informeren of hij of zij ziek is als gevolg van een bedrijfsongeval. Dat is immers noodzakelijk.

Als je het personeelsdossiers digitaal bijhoudt, moet je dan ook nog fysieke stukken bewaren?

Nee, als de stukken zorgvuldig en veilig digitaal worden bewaard, voldoe je aan de voorwaarden.

Moet communicatie via mail bewaard blijven en is dit rechtsgeldig?

Mail is net zo rechtsgeldig als schriftelijke stukken.

Wat is de bewaartermijn van een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing moet tot 2 jaar na de uitdiensttreding bewaard blijven.

Wat zijn de bewaartermijnen?

Er is op grond van de AVG geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. In artikel 5.1 van de AVG wordt wel een opslagbeperking genoemd. Je mag alleen persoonsgegevens bewaren als identificeerbaar gegeven, voor zolang het nodig is voor doeleinden waarvoor het verzameld is. Geanonimiseerde gegevens mogen overigens langer bewaard worden. Voor personeelsgegevens en bedrijfsmatige documenten bestaan wel nog een aantal wettelijke bezwaartermijnen:

• Voor jou als werkgever bestaat met betrekking tot de bedrijfsadministratie fiscaal gezien de plicht om 7 jaar te bewaren. Het gaat hier om persoonlijke gegevens van de voormalige werknemer, datum van indiensttreding, de salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden (ook over samenleving/partnerschap) en afstandsverklaring woon-werkverkeer.
• De loonbelastingenverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs dien je tot 5 jaren na einde dienstverband te bewaren.
• De arbeidsovereenkomst, correspondentie over benoemingen, afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad, verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter, correspondentie met de bedrijfsarts en UWV over ziekteverzuim en verslagen over probleemsituaties ongeveer 2 jaar.
• Sollicitatiebrieven en correspondentie mag je na afloop van de sollicitatieprocedure maximaal 4 weken bewaren. Voor sollicitatiegegevens (sollicitatiebrief, curriculum vitae, referenties, psychologisch onderzoek, assessments en de Verklaring omtrent gedrag) voor eventuele toekomstige vacatures geldt met expliciete toestemming van de sollicitant een maximaal bewaartermijn van 1 jaar.

Is een digitaal dossier voldoende of moet je ook altijd nog een papieren versie bewaren?

Dat is niet verplicht, maar het is raadzaam papieren te bewaren als je deze hebt, voor het geval discussie bestaat over of de werknemer bepaalde documenten heeft getekend of niet.

Moet het verbeterplan door werkgever en werknemer worden ondertekend?

Dat verdient wel de voorkeur. Wil de werknemer niet tekenen? Stuur het verbeterplan dan (aangetekend) op met een begeleidende brief dat je dit plan ter ondertekening hebt aangeboden, de werknemer niet heeft getekend, maar je wel desondanks conform dat verbeterplan het traject zult gaan inzetten waarbij je de werknemer alsnog om input kunt vragen zodat je kunt laten zien dat je de werknemer de gelegenheid heeft geboden mee te praten over de invulling ervan.

Tekent een medewerker een document alleen voor "gezien" of ook voor "akkoord"?

Bij voorkeur voor akkoord, maar voor gezien kan als alternatief, zodat je in ieder geval altijd bewijs hebt dat de werknemer bekend is met de inhoud van het betreffende document.

Moeten alle stukken in het personeelsdossier door werknemer en werkgever worden ondertekend?

Bij voorkeur wel. Wil de werknemer niet voor akkoord (of als alternatief voor gezien) tekenen? Zorg er dan wel altijd voor dat je over bewijs beschikt dat de werknemer bekend is met de stukken. Dit kun je door betreffende stukken met een begeleidende brief of mail naar de werknemer te sturen.
Moet een gespreksverslag ondertekend worden? Of mag je het verslag ter kennisgeving mailen? Het is aan te raden om de verslagen te laten ondertekenen door de werknemer zelf, zodat je kunt bewijzen dat de werknemer van de inhoud kennis heeft genomen. Wil de werknemer dat niet? Dan kun je de werknemer mailen met het verzoek om de ontvangst te bevestigen. Ik raad je af de verslagen slechts ter kennisname te mailen. Je dient het belang van de inhoud van het verslag richting de werknemer te benadrukken, zeker als je hier arbeidsrechtelijke consequenties aan wenst te verbinden.

Moet een officiële waarschuwing ook getekend worden door de werknemer?

Dat is niet verplicht, maar wel raadzaam. Immers, dan kun je bewijzen dat de werknemer heeft kennisgenomen van de inhoud. Je kunt er ook voor kiezen deze te versturen met het verzoek aan de werknemer te bevestigen deze te hebben ontvangen.

Wat kun je als werkgever doen als een medewerker niet wil tekenen voor het verbeterplan?

Dan kun je aan de werknemer bevestigen dat hij of zij geen akkoord wenst te geven op het verbeterplan, maar dat je gebruik maakt van je instructiebevoegdheid als werkgever en het verbetertraject zult starten omdat je daar gronden voor ziet. Vervolgens voer je het door ons voorgestelde vierstappenplan uit.

Vaak wordt bijvoorbeeld een beoordelingsformulier getekend voor "gezien" en dus niet "voor akkoord". Wat is rechtsgeldig in deze?

In beide gevallen heb je het bewijs dat de werknemer bekend is met de inhoud van het formulier. In geval van akkoord kun je aantonen dat de werknemer daadwerkelijk volledig akkoord is met de inhoud. Bij voor gezien ligt dit wat genuanceerder. Geeft de werknemer naast de vermelding "voor gezien" geen verder inhoudelijk commentaar? Dan kun je ook stellen dat de werknemer heeft ingestemd met de inhoud van de beoordeling.

Moeten verslagen van verbetertrajecten ook ondertekend zijn door de werknemer zelf?

Het is aan te raden om de verslagen te laten ondertekenen door de werknemer zelf, zodat je kunt bewijzen dat de werknemer van de inhoud kennis heeft genomen.

Is een mailbericht rechtsgeldig in plaats van het laten ondertekenen van stukken?

Het gaat er feitelijk om dat de werknemer aantoonbaar kennis heeft genomen van de inhoud van de documenten en het eens is met de inhoud daarvan. Als je per e-mail vraagt te bevestigen dat de werknemer instemt met de inhoud van het document, dan is dat ook akkoord. Het is niet zo dat het document niet meer geldig is als je het op die manier doet. Het heeft echter de voorkeur documenten door de werknemer te laten ondertekenen. Zo hoef je niet te wachten op een bevestiging van de werknemer en glipt er minder makkelijk een niet getekend document doorheen.

Mag je strafrechtelijke gegevens vastleggen als dit feit tijdens het dienstverband is gebeurd?

Nee, dit zijn namelijk bijzondere persoonsgegevens. Op grond van de AVG mogen deze niet in het personeelsdossier worden opgenomen.

Wat is privacygevoelige informatie?

Bijzondere persoonsgegevens, medische informatie, strafrechtelijke gegevens, etc.

Welke gegevens van de partner van de werknemer mag je vastleggen?

De contactgegevens van de partner mogen worden geregistreerd in verband met calamiteiten.

Mag je een VOG vastleggen in het personeelsdossier?

De VOG mag opgenomen worden in het personeelsdossier, maar dient na uitdiensttreding na maximaal één jaar verwijderd te worden.

Mijn werknemer heeft op zijn CV zijn geloofsovertuiging aangegeven. Mag ik als werkgever dit document in het personeelsdossier opslaan?

Het feit dat de werknemer dit zelf vermeldt in het CV, impliceert dat je toestemming hebt voor het opnemen van deze gegevens. Het advies is om de werknemer expliciet om toestemming te vragen dit op te nemen in het dossier.

Moet je een nieuwe kopie van het legitimatiebewijs opvragen als deze verlopen is?

Een werknemer zal zich altijd moeten kunnen legitimeren, dus ja.

Moet je contracten fysiek bewaren of mag je deze ook inscannen?

Het is aan te raden contracten ook fysiek te bewaren. In de praktijk zie je wel eens discussies over de echtheid van een handtekening. Bewaar dus vooral ook de papieren versie. Je mag overigens wel alleen de gescande versie bewaren.

Welke documenten van het personeelsdossier vallen onder het inzagerecht van de werknemer?

Alle documenten waarin de persoonsgegevens van de werknemer staan. Dat zijn dus alle documenten waarin de gegevens van de werknemer staan. Denk aan de salarisadministratie, afstandsverklaring woon-werkverkeer, de loonbelastingenverklaringen en kopie van het identiteitsbewijs, de arbeidsovereenkomst, correspondentie over benoemingen, verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter, correspondentie met de bedrijfsarts en UWV over ziekte verzuim en verslagen, sollicitatiebrief, curriculum vitae, referenties, psychologisch onderzoek, assessments en de Verklaring Omtrent Gedrag.

Mag je als werkgever vragen om de gegevens van de zorgverzekeraar?

Nee, dat mag niet. Dit betreft indirecte vragen naar de gezondheid. Gezondheidsvragen mogen alleen tijdens aanstellingskeuringen aan bod komen en van een keuring kan slechts in bijzondere omstandigheden sprake zijn.

Mag je adviezen van de arbodienst vastleggen?
Deze mag je behouden in het kader van de Wet verbetering poortwachter. Je mag de werknemer nooit zelf vragen naar de aard en de oorzaak van ziekmelding.

Wie is naast P&O en de werknemer bevoegd om een personeelsdossier in te zien?
De leidinggevende. Van belang is dat het dossier altijd veilig is opgeborgen zodat onbevoegden er niet in of bij kunnen.

Hoe ga ik er als werkgever mee om als mijn werknemer het niet eens is met mijn oordeel over zijn functioneren?

De werknemer zal dan concreet kenbaar moeten maken met welke punten hij het niet eens is zodat hier concreet debat over gevoerd kan worden. Kom je er niet met elkaar uit dan kun je je kritiek desondanks handhaven en de vervolgstappen zetten conform het stappenplan.

Hoe ga ik er als werkgever mee om als mijn werknemer zich niet herkent in de feedback?

Uiteraard mag de werknemer altijd zijn of haar mening geven. Hierover zal in gesprek gegaan moeten worden. Het is van belang dat de feedback zo concreet mogelijk wordt gemaakt met voorbeelden, zodat duidelijk is waar de kritiek zich concreet op richt. SMART dus.