Hoe gaan ondernemers om met een personeelsdossier?
De regels omtrent ontslagprocedures worden steeds strenger. Dat betekent dat het steeds lastiger wordt om werknemers te ontslaan. Daarom groeit het belang van een goed personeelsdossier; zonder een uitgebreid en accuraat personeelsdossier kan het immers lastig zijn afscheid te nemen van een werknemer die niet goed presteert. Ontdek hoe ondernemers omgaan met dergelijk papierwerk.
Vaak geen personeelsdossier
Twee derde deel van de ondernemers geeft aan geen uitgebreid personeelsdossier bij te houden, behalve de wettelijk verplichte gegevens. Pas wanneer de arbeidsrelatie dreigt te ontsporen, beginnen ze bewijs te verzamelen om de werknemer te kunnen ontslaan. Arnoud Kuipers, eigenaar van marketingbureau 123aftersales, deelt zijn ervaring: "Zodra er problemen ontstaan, zoals het niet nakomen van afspraken, beginnen we een dossier bij te houden. Gelukkig is dat pas één keer voorgekomen." Ook Koen Brands, eigenaar van sanitairspecialist Qintec, hecht niet veel waarde aan uitgebreide personeelsdossiers: "Als het zover komt, geef ik liever in goed overleg afscheid en bied ik een compensatie aan voor de WW-uitkering."
Vertrouwen binnen de organisatie
Andere ondernemers die geen personeelsdossiers bijhouden, wijzen naar hun organisatiestructuur als reden. Joost Fievez, eigenaar van detacheerder Ik Blink, geeft bijvoorbeeld aan dat zijn organisatie gebaseerd is op de Semco-stijl. Hij legt uit: "de vermaarde Semco-stijl, een idee van bedrijfsgoeroe Ricardo Semler, staat voor de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers en het ontbreken van hiërarchie.” Ook Patrick, eigenaar van marketingbureau Keytoe, volgt een vergelijkbare benadering: "Binnen onze zelfsturende teams beoordelen we elkaar op basis van functioneren. Als er iets misgaat, delen we dat direct in plaats van documenten aan te leggen. Vertrouwen is de basis voor alles."
Starters gaan voor zekerheid
Dat vertrouwen en die open- en eerlijkheid gaan in de meeste gevallen niet op voor startende ondernemers. Bob Lantman gaat bijvoorbeeld voor zekerheid: “Zodra ik personeel heb, houd ik een dossier bij. Dat is in het belang van mezelf, het bedrijf én van de medewerkers. Het is eerlijk en duidelijk.”
Is een personeelsdossier nodig?
Een enkele ondernemer weet echter uit eigen ervaring hoe belangrijk een goed dossier is. Zoals Bas Westland van wervings- en selectiebureau e-people. Hij heeft als voormalig HR-manager ondervonden dat dit 'helaas' echt nodig is. "De werknemer is goed beschermd in Nederland, en terecht. Dus zonder dossier heb je weinig kans voor de rechter of bij het UWV.”
Goed huwelijk
Toch werken verreweg de meeste ondernemers op basis van vertrouwen in hun medewerkers, tot het tegendeel bewezen is. Vaak gaat dat gepaard met het argument dat het – vooralsnog – een klein en overzichtelijk team is waar ze mee werken, waardoor ze alles makkelijk in de hand hebben. De vraag is of dat argument in groeiende organisaties voldoende standhoudt. Casper van Diemen van Van Diemen PR denkt van niet. Hij houdt daarom wél standaard een dossier bij. “Net als bij een huwelijk leg je dingen vast voor het geval het niet meer zo gezellig is. Al houd ik over mijn partner geen dossier bij."