Wat is debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer is een verzamelbegrip voor alle acties die gericht zijn op het betaald krijgen van je facturen, vanaf de opdracht tot aan de daadwerkelijke afrekening. Effectief debiteurenbeheer begint bij het vastleggen van duidelijke algemene voorwaarden en eindigt als het geld op je rekening staat.
Een debiteurenbeheerder houdt zich daarom bezig met vragen als:
- Welke betalingscondities passen bij welke klant?
- Hoe stel je een correcte factuur op?
- Hoe waarborg je de opvolging van openstaande facturen?
De sleutel voor effectief debiteurenbeheer is het hanteren van structuur en regelmaat in de debiteurencyclus.
Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?
Het beheren van debiteuren lijkt misschien eenvoudig. Je stuurt een factuur en binnen 14 dagen ontvang je de betaling. Tenminste, daar ga je vanuit. Toch komt er in de praktijk vaak meer bij kijken. Zo moet je als ondernemer een goede administratie bij te houden en controleren of je facturen worden betaald. Soms is het nodig om een herinnering te sturen of in het uiterste geval een incassobureau in te schakelen.
Veel ondernemers onderschatten de gevolgen van openstaande facturen. Als klanten niet tijdig betalen, loopt je bijvoorbeeld het risico dat je investeringen uit moet stellen of je leveranciers of personeel niet meer kunt betalen. Misschien ben je zelfs genoodzaakt aan te kloppen bij een bank voor een lening om aan je betaalverplichtingen te kunnen doen. Je betaalt dan een hoge rente, terwijl je in feite zelf krediet hebt verstrekt door diensten of producten op rekening te leveren. Door je debiteurensaldo effectief te beheren, verklein je het risico op wanbetaling én voorkom je cashflowproblemen.
Wat zijn de taken van een debiteurenbeheerder?
Grotere ondernemingen hebben het debiteurenbeheer vaak apart belegd binnen de organisatie. Een debiteurenbeheerder is verantwoordelijk voor het gehele proces rondom het beheer van debiteuren, van het opstellen van facturen tot aan het sturen van aanmaningen of het overdragen van vorderingen aan een incassobureau. De debiteurenbeheerder houdt daarom in de gaten of facturen tijdig worden betaald, onderhoudt de contacten met debiteuren en legt bijvoorbeeld betalingsregelingen vast. Een goede debiteurenbeheerder is toegewijd en bewaakt de structuur en regelmaat van de debiteurencyclus.
Hoe verloopt het ideale debiteurentraject?
Wat doe je als een factuur op de vervaldatum (nog) niet is betaald? Om de structuur van je debiteurenbeheer te waarborgen, is het verstandig om een vast debiteurentraject te volgen. Het ideale debiteurentraject bestaat uit 6 stappen:
- Zodra je een opdracht hebt afgerond, verstuur je de factuur. Dit is dag 1 van het debiteurentraject. De volgende stappen gaan uit van een betalingstermijn van 30 dagen.
- Blijft de reactie van je klant uit? Plan op dag 16 een servicecall. Vraag of alles naar wens is en informeer of de klant jouw factuur heeft ontvangen.
- Is de betaling op dag 31 nog niet binnen? Stuur dan een vriendelijke herinnering.
- Op dag 38 belt je jouw herinnering na. Is er een bijzondere reden waarom je klant nog niet heeft betaald?
- Staat de factuur op dag 44 nog steeds open? Stuur dan een aanmaning. Vermeld ook dat je een incassobureau inschakelt als je klant niet binnen 10 dagen betaalt. Wil je weten hoe je de incassokosten op de juiste manier in rekening kunt brengen? Raadpleeg dan onze uitleg en berekening.
- Heb je alles geprobeerd, maar blijft de betaling uit? Schakel dan een NVI-gecertificeerd-incassobureau in om je factuur te innen.
Download de gratis infographic 'Het ideale debiteurentraject voor zakelijke klanten in 6 stappen’ voor een visueel overzicht van dit stappenplan.
Wat zijn dubieuze debiteuren?
In het ideale geval wordt een factuur binnen de overeengekomen betalingstermijn betaald. Maar soms blijft de betaling uit, bijvoorbeeld omdat een klant failliet gaat. Als het niet zeker is of debiteuren nog gaan betalen, wordt ook wel gesproken van ‘dubieuze debiteuren’. Als zeker is dat een vordering oninbaar is, kun je de btw terugvragen bij de Belastingdienst.
Wat is het debiteurenrisico?
Het debiteurenrisico is het risico dat een factuur niet tijdig wordt betaald. Als ondernemer wil je dit risico zoveel mogelijk beperken. Effectief debiteurenbeheer is daarom essentieel voor een financieel gezonde onderneming. Download onze e-paper 'Hoe beperk ik mijn debiteurenrisico?' voor een praktisch stappenplan waarmee je meteen aan de slag kunt.